Två händelser, två verifikationer
Det vanligaste misstaget vid fakturabokföring är att blanda ihop när skulden uppstår med när den betalas. Det är två separata ekonomiska händelser och de bokförs vid olika tidpunkter.
- 1Fakturan anländer — skulden till leverantören uppstår. Bokförs i serie D.
- 2Betalningen går ut — skulden regleras. Bokförs i serie E.
Mellan dessa två händelser sitter fakturan som en leverantörsskuld på konto 2440. Det är rätt — det är en skuld du har fram tills att du betalar.
Serie D — leverantörsfakturor
Serie D är BOKNORD:s verifikationsserie för leverantörsfakturor. Varje faktura du tar emot skapar en D-verifikation.
Exempelscenario: Du får en faktura från din serverhosting-leverantör på 1 250 kr inklusive moms (1 000 kr + 250 kr moms, dvs. 25 %).
Verifikationen ser ut så här:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6530 | IT-kostnader | 1 000 kr | |
| 2641 | Ingående moms, 25 % | 250 kr | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 kr |
Tolkning: du har fått en kostnad på 1 000 kr (konto 6530), du har en ingående moms att dra av på 250 kr (konto 2641), och du är skyldig leverantören 1 250 kr (konto 2440).
Debet = kredit: 1 000 + 250 = 1 250 kr. Verifikationen balanserar.
Viktigt om kontovalet
Konto 6530 gäller IT-relaterade kostnader. Är det istället en konsultfaktura väljer du 6230 (konsultarvode), en hyra väljer du 5010 (lokalhyra) osv. BAS-kontoplanen avgör vilket konto som är rätt — välj det som bäst beskriver vad kostnaden avser.
Datum
Använd fakturadatum, inte förfallodatum och inte datumet du betalade.
Momskod och ingående moms
Ingående moms på 25 % bokförs på konto 2641. Det är den moms du betalar till din leverantör och som du sedan har rätt att dra av mot din utgående moms.
För fakturor från utländska leverantörer utan moms (t.ex. en AWS- eller GitHub-faktura utan svensk moms) gäller omvänd skattskyldighet — det är ett separat flöde med konto 2614 och 2640. Mer om det i artikeln om moms och EU-tjänster.
Serie E — leverantörsbetalningar
När du faktiskt betalar fakturan skapar du en E-verifikation. Skulden regleras och pengarna lämnar bankkontot.
Samma exempelscenario: du betalar 1 250 kr till leverantören via banköverföring.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 kr | |
| 1930 | Bankkonto | 1 250 kr |
Tolkning: leverantörsskulden på 2440 nollställs (debet tar bort krediten från D-verifikationen), och bankkontot minskar med 1 250 kr.
Datum
Använd betalningsdatum — det datum pengarna faktiskt lämnar kontot, inte förfallodatumet.
Det kompletta flödet
Dag 1 — faktura anländer
D-verifikation:
Debet 6530 1 000 kr (kostnad)
Debet 2641 250 kr (ingående moms)
Kredit 2440 1 250 kr (leverantörsskuld uppstår)
Dag 30 — betalning skickas
E-verifikation:
Debet 2440 1 250 kr (leverantörsskuld regleras)
Kredit 1930 1 250 kr (bankkonto minskar)
Konto 2440 börjar på 1 250 kr kredit (skuld) och slutar på noll. Det är rätt.
Vanliga fel
Fel 1: bokföra direkt mot bankkontot utan D-verifikation.
Det ser ut att fungera men döljer att skulden existerade under perioden. Har du obetalda fakturor vid bokslutet saknas de som leverantörsskulder.
Fel 2: använda fel datum.
D-verifikation tar fakturadatum. E-verifikation tar betalningsdatum. Blandar du ihop dem stämmer periodisering och momsrapport inte.
Fel 3: glömma att matcha beloppen.
Om du betalar ett annat belopp än fakturan (avrundning, valutadifferens, delbetalning) behöver du hantera differensen explicit — antingen som en kostnad eller en ny delbetalning.
Källhänvisningar
Så hanterar BOKNORD detta
I BOKNORD Ledger skapar du D-verifikationer direkt i gränssnittet med stöd för att ange momskod explicit — systemet föreslår rätt konton baserat på momskoden och du bekräftar. E-verifikationen kopplas till D-verifikationen via leverantörsskulden på konto 2440. Momsrapporten hämtar ingående moms från alla D-verifikationer i perioden automatiskt — ingen manuell summering.