Leverantörsfaktura eller kundfaktura?
Att bokföra en faktura kan betyda två olika saker: en faktura du har fått och ska betala (leverantörsfaktura) eller en faktura du har skickat till en kund (kundfaktura). Flödena är spegelbilder av varandra. Först går artikeln igenom leverantörsfakturan, som de flesta söker efter, och därefter kundfakturan.
Två händelser, två verifikationer
Det vanligaste misstaget vid en leverantörsfaktura är att blanda ihop när skulden uppstår med när den betalas. Det är två separata ekonomiska händelser och de bokförs vid olika tidpunkter.
- 1Fakturan anländer — skulden till leverantören uppstår. Bokförs i serie D.
- 2Betalningen går ut — skulden regleras. Bokförs i serie E.
Mellan dessa två händelser sitter fakturan som en leverantörsskuld på konto 2440. Det är rätt — det är en skuld du har fram tills att du betalar.
Att bokföra en faktura rätt handlar alltså om att hålla isär dessa två tidpunkter, inte om att hitta rätt konto — kontovalet är det enkla steget.
Serie D — leverantörsfakturor
Serie D är BOKNORD:s verifikationsserie för leverantörsfakturor. Serierna B–E används när Verifikationsserie står på Alla serier under Inställningar → Visning; i standardläget Enbart V bokförs samma konteringar i serie V.
Exempelscenario: Du får en faktura från din serverhosting-leverantör på 1 250 kr inklusive moms (1 000 kr + 250 kr moms, dvs. 25 %).
Verifikationen ser ut så här:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 250 kr | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 kr |
Tolkning: du har fått en kostnad på 1 000 kr (konto 6540), du har en ingående moms att dra av på 250 kr (konto 2641), och du är skyldig leverantören 1 250 kr (konto 2440).
Debet = kredit: 1 000 + 250 = 1 250 kr. Verifikationen balanserar.
Viktigt om kontovalet
Konto 6540 (IT-tjänster) passar hosting och liknande. Är det i stället en konsultfaktura väljer du 6550 (Konsultarvoden), och för en kontorshyra 5010 (Lokalhyra). Välj det BAS-konto som bäst beskriver vad kostnaden avser.
Datum
Använd fakturadatum, inte förfallodatum och inte datumet du betalade.
Flödet är identiskt oavsett om du driver aktiebolag eller enskild firma — serie D och E och kontovalen skiljer sig inte mellan bolagsformerna.
Momskod och ingående moms
Ingående moms på 25 % bokförs på konto 2641. Det är momsen du betalar till leverantören och som du, om du har avdragsrätt, drar av mot din utgående moms i momsdeklarationen.
För fakturor från utländska leverantörer utan svensk moms, till exempel en molntjänst från ett annat EU-land, kan omvänd skattskyldighet gälla. Det är ett separat flöde där du bokför både utgående moms (konto 2614) och beräknad ingående moms (konto 2645). Mer om momsen finns i artikeln om momssatser.
Serie E — leverantörsbetalningar
Andra halvan är betalningen. När du betalar fakturan bokför du en E-verifikation: skulden regleras och pengarna lämnar bankkontot.
Samma exempelscenario: du betalar 1 250 kr till leverantören via banköverföring.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 kr | |
| 1930 | Företagskonto/checkkonto/affärskonto | 1 250 kr |
Tolkning: leverantörsskulden på 2440 nollställs (debet tar bort krediten från D-verifikationen), och bankkontot minskar med 1 250 kr.
Datum
Använd betalningsdatum — det datum pengarna faktiskt lämnar kontot, inte förfallodatumet.
Det kompletta flödet
Dag 1 — faktura anländer
D-verifikation:
Debet 6540 1 000 kr (kostnad)
Debet 2641 250 kr (ingående moms)
Kredit 2440 1 250 kr (leverantörsskuld uppstår)
Dag 30 — betalning skickas
E-verifikation:
Debet 2440 1 250 kr (leverantörsskuld regleras)
Kredit 1930 1 250 kr (bankkonto minskar)
Konto 2440 börjar på 1 250 kr kredit (skuld) och slutar på noll. Så ser det ut varje gång en faktura bokförs och betalas i två separata steg.
Bokföra kundfaktura — serie B och C
En faktura du skickar till en kund bokförs på samma sätt i två steg, men med kundfordran i stället för leverantörsskuld. I BOKNORD är serie B kundfakturor och serie C kundbetalningar. Exemplen här utgår från faktureringsmetoden, där fordran bokförs när fakturan utfärdas.
Exempelscenario: du fakturerar en svensk kund 25 000 kr inklusive moms för ett konsultuppdrag (20 000 kr + 5 000 kr moms, 25 %).
Serie B — när fakturan skickas:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 25 000 kr | |
| 3001 | Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 20 000 kr | |
| 2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 5 000 kr |
Serie C — när kunden betalar:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto/checkkonto/affärskonto | 25 000 kr | |
| 1510 | Kundfordringar | 25 000 kr |
Kundfordran på konto 1510 uppstår när fakturan skickas och nollställs när betalningen kommer in. Datumet är fakturadatum för serie B och betalningsdatum för serie C. Skapar du fakturan i BOKNORD Kundfaktura bokförs den inte automatiskt: PDF:en hamnar i Inkorgen och du bokför kundfordran därifrån.
Vanliga fel
Fel 1: bokföra en leverantörsfaktura direkt mot bankkontot utan D-verifikation.
Det ser ut att fungera men döljer att skulden existerade under perioden. Har du obetalda fakturor vid bokslutet saknas de som leverantörsskulder.
Fel 2: använda fel datum.
D-verifikation tar fakturadatum. E-verifikation tar betalningsdatum. Blandar du ihop dem stämmer periodisering och momsrapport inte.
Fel 3: glömma att matcha beloppen.
Om du betalar ett annat belopp än fakturan (avrundning, valutadifferens, delbetalning) behöver du hantera differensen explicit — antingen som en kostnad eller en ny delbetalning.
Skapa kundfakturor i BOKNORD
BOKNORD Kundfaktura skapar utkast, förhandsvisning och en obruten fakturanummerserie. När du skickar fakturan hamnar PDF:en i Inkorgen, och du bokför kundfordran därifrån enligt serie B ovan. BOKNORD skickar inte fakturan till kunden via e-post — du hämtar PDF:en och skickar den själv. Läs mer under Kundfaktura.
Källor och fördjupning
Så hanterar BOKNORD detta
I BOKNORD Ledger bokför du verifikationer på sidan Bokför: du väljer datum (och serie, med Alla serier påslaget) och konteringsrader, och verifikationen går inte att ändra efter bokföring. Leverantörsskulden på konto 2440 (och kundfordran på 1510) hålls isär mellan faktura och betalning enligt serierna ovan. Momsrapporten summerar de verifikationer med momskod som ligger i vald period, se BOKNORD Ledger och hjälpsidan om momsrapporten.