Integritetspolicy för BOKNORD

Version: 3.1
Senast uppdaterad: 2026-10-02
Publicerad: 2026-10-02

1. Om policyn och vem den gäller för

Denna policy beskriver hur Spatialize AB, org.nr 559325-2660, som driver BOKNORD (”BOKNORD”, ”vi”), behandlar personuppgifter om:

användare och företrädare för företagskunder,
personer som kontaktar oss eller tar emot företagsmarknadsföring,
besökare på boknord.se, och
personer vars uppgifter förekommer i en kunds bokförings-, dokument- eller arbetsflödesdata.

Personuppgiftsansvarig
Spatialize AB, org.nr 559325-2660
Gamla Huddingevägen 442, 125 42 Älvsjö, Sverige
privacy@boknord.se
boknord.se/kontakt

2. Två roller: ansvarig och biträde

2.1 När BOKNORD är personuppgiftsansvarig

BOKNORD är personuppgiftsansvarig när vi bestämmer varför och hur uppgifter behandlas, bland annat för:

personliga användarkonton och autentisering,
kund-, avtals-, behörighets- och acceptadministration,
säkerhet, missbruksförebyggande och incidenthantering,
betalning, BOKNORDs egen bokföring och rättsliga anspråk,
support, driftkommunikation, produktanvändningsdata, personlig tjänstevägledning och företagsmarknadsföring, och
webbplatsanalys som en besökare har samtyckt till.

2.2 När BOKNORD är personuppgiftsbiträde

Kunden är normalt personuppgiftsansvarig och BOKNORD personuppgiftsbiträde för personuppgifter i Kunddata, exempelvis namn, personnummer, bankuppgifter eller anställningsuppgifter i fakturor, kvitton, anteckningar och bokföringsunderlag. BOKNORD behandlar då uppgifterna enligt Kundens dokumenterade instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1 till Användarvillkoren.

BOKNORD bestämmer inte Kundens rättsliga grund och använder inte en egen rättslig grund för behandling som sker enbart i biträdesrollen. Den faktiska behandlingen avgör alltid rollfördelningen.

2.3 Företagsdata kan ändå vara personuppgifter

Uppgifter om ett aktiebolag är inte personuppgifter enbart därför att de gäller bolaget. De blir personuppgifter när de kan knytas till en fysisk person, exempelvis en kontaktperson, en enskild leverantör, en anställd eller en verklig huvudman.

Kunddata kan innehålla känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser, även om BOKNORD inte särskilt efterfrågar dem. Kunden ska endast föra in sådana uppgifter när det är nödvändigt och lagligt.

3. Uppgifter, ändamål och rättsliga grunder

3.1 BOKNORDs behandling som personuppgiftsansvarig

Ändamål	Exempel på uppgifter	Rättslig grund
Skapa och använda personligt konto	namn, e-post, konto-ID, valda inloggningsmetoder, envägshashat lösenord när lösenord används, hash och giltighetstid för en utskickad lösenordslänk, session, vald Arbetsyta	fullgöra användarkontoavtalet
Administrera kundrelation och Arbetsytor	bolagskoppling, roll, medlemskap, inbjudan, kontaktuppgifter, order, avtalsversion, accept, uppgiven kapacitet	berättigat intresse av att ingå, visa och administrera företagsavtal
Administrera förmåner och ytterligare bolag	förmåns- eller kupongkod, vem eller vad som kvalificerar, användare och bolagskoppling, koppling mellan kvalificerande och förmånsgrundad prenumeration eller Arbetsyta, villkor, utnyttjande och status	berättigat intresse av att administrera avtalade företagsförmåner, prissättning och motverka missbruk; fullgöra avtal när den registrerade själv är avtalspart
Kontrollera identitet och behörighet	autentiseringshändelser, e-legitimationsuppgifter, registerkälla, behörighetsunderlag, kontrollresultat	fullgöra kontoavtalet och berättigat intresse av säker åtkomst och giltiga åtgärder
Betalning och prenumeration	betalarkontakt, Stripe-kund- och prenumerations-ID, plan, period, status, belopp, moms, kvitto; normalt inte fullständigt kortnummer	berättigat intresse av att ingå och administrera företagsavtalet; fullgöra avtal när den registrerade själv är avtalspart; rättslig förpliktelse för egen bokföring
Säkerhet och missbruksförebyggande	IP-adress, användaragent, session, inloggning, misslyckade inloggningsförsök och tillfälliga spärrar, antal begärda lösenordslänkar, åtkomst-, enhets-, maskin- och händelseloggar, risk- och incidentuppgifter	berättigat intresse av att skydda kunder, Tjänsten och rättsliga anspråk; rättslig förpliktelse när sådan finns
Extern AI-assistent (när Arbetsytans ägare aktiverat den)	vem som aktiverade och när, vilken version av villkoren och informationstexten som bekräftades, samt per Arbetsyta och månad antalet förbrukade tokens per modell (inte frågornas eller svarens innehåll)	fullgöra avtalet med Kunden och berättigat intresse av avtalsbevis och kostnadskontroll
Kundspecifik AI-träning (när Arbetsytans ägare aktiverat den)	vem som aktiverade eller avaktiverade och när, villkorsversion, Träningspaketets kontrollsumma och det anpassade modellmanifestet	fullgöra avtalet med Kunden och berättigat intresse av avtalsbevis
Support och nödvändig driftkommunikation	kontaktuppgifter, meddelanden, ärendehistorik, teknisk diagnostik som användaren lämnar, konto-, säkerhets-, raderings-, betalnings- och driftstatus; vid AI-assisterad support även uppgifter enligt avsnitt 4.6	fullgöra användarkontoavtalet när begäran gäller det; i övrigt berättigat intresse av support, säkerhet och tjänstedrift
Produktanvändning och personlig vägledning i Tjänsten	konto, e-post, roll, Arbetsyta, plan, behörighet, funktions- eller nyhets-ID, tidpunkt för första visning och öppning, från vilken yta en nyhet öppnades, baslinjetid och inställningar	berättigat intresse av att göra Tjänsten begriplig och visa relevanta nästa steg; fullgöra användarkontoavtalet när vägledningen är nödvändig för den begärda funktionen
Funktionsutskick	e-post, roll, plan, kommunikationsval samt relevanta Produktanvändningsdata om visade eller öppnade funktioner och nyheter	berättigat intresse av relevant information om BOKNORDs egna tjänster; samtycke när behandlingen grundas på det. Utskicket sker bara när marknadsföringslagen tillåter kanalen och upphör vid invändning eller avregistrering
Erbjudanden och uppgraderingar	e-post, företagsroll, befintlig plan, tidigare köp eller kontakt, kommunikationsval och invändning; inga Kunddata och inga uppgifter om vilka funktioner i andra planer du har visat eller öppnat	berättigat intresse av direktmarknadsföring; samtycke när behandlingen grundas på det. E-post skickas endast efter dokumenterat opt-in eller när samtliga villkor för ett tillämpligt lagundantag är uppfyllda
Webbplatsanalys	cookie- och enhetsidentifierare, besökta sidor, ungefärlig plats, tid och hänvisningskälla	samtycke

”Berättigat intresse” innebär att vi har bedömt att ändamålet är legitimt och nödvändigt och att den registrerades intressen och rättigheter inte väger tyngre. Du kan invända enligt avsnitt 12.

3.1.1 Produktanvändningsdata, personlig vägledning och marknadsföring

Produktanvändningsdata visar hur ett konto använder BOKNORDs egna ytor och funktioner. De kan omfatta din roll och plan, vilka publicerade funktioner eller nyheter som har visats eller öppnats, tidpunkter, baslinje, kommunikationsval och leveransstatus. De omfattar inte belopp, verifikationer, dokument, innehåll i Inkorgen, fritext, Agentic-frågor eller modellsvar. Om Tjänsten visar att en funktion har använts i Arbetsytan räknas det fram ur Kunddata när det visas, för Kundens räkning, och sparas inte som Produktanvändningsdata.

Vi använder uppgifterna i stigande nivåer:

nödvändiga konto-, säkerhets-, raderings-, betalnings- och driftmeddelanden,
personlig vägledning inne i Tjänsten om relevanta nästa steg i befintlig plan,
funktionsutskick som du särskilt har valt, och
erbjudanden eller uppgraderingar som du särskilt har valt.

Nivå 3 och 4 avser utskick via e-post, push eller annan individuell kanal. Allmän information i Tjänsten om vad som ingår i andra planer, exempelvis på prissidan eller i Nytt i din arbetsyta, väljs utifrån Arbetsytans plan och inte utifrån ditt beteende.

Nivå 2 kan vara på som standard. Du kan stänga av personlig vägledning i inställningarna och får då generisk hjälp i stället. Nivå 3 och 4 är av tills du har gjort det val som krävs för respektive kanal och kategori. Ett återkallat val eller en invändning gäller framåt och ska respekteras före nästa utskick.

När vi väljer vägledning eller utskick utifrån din roll, plan och tidigare användningshändelser utför vi en begränsad profilering. Den används inte för beslut som har rättslig eller på liknande sätt betydande effekt för dig. Vi säljer inte uppgifterna och använder inte Kunddata för BOKNORDs egen marknadsföring.

Samtycke till e-postmarknadsföring och den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är två skilda bedömningar. Även när behandlingen bygger på berättigat intresse skickar vi inte ett marknadsföringsmejl om kanalen kräver ett samtycke som saknas. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring, inklusive profilering som har samband med den.

3.2 Inloggningsmetoder: Google samt e-post och lösenord

Ett konto kan ha flera inloggningsmetoder samtidigt; de avser samma konto.

Google-inloggning. Om du väljer Google-inloggning får BOKNORD normalt ditt namn, din e-postadress, ett unikt Google-konto-ID och eventuell profilbild. Uppgifterna används för konto, inloggning och koppling till tillåten Arbetsyta. Vi använder dem inte för annonsering, försäljning av personuppgifter eller generell AI-träning. Google behandlar också uppgifter för sin autentisering enligt sina egna villkor och sin egen integritetspolicy.

E-post och lösenord. Om du väljer att logga in med e-post och lösenord lagrar BOKNORD lösenordet endast i envägshashad form (bcrypt); vi kan inte läsa eller återskapa det. Ett lösenord sätts eller återställs genom en länk som skickas till kontots e-postadress, gäller i högst 60 minuter och kan användas en gång; av länken lagrar vi bara en hash och giltighetstiden, och den raderas när den använts eller gått ut. För att skydda kontot räknar vi misslyckade inloggningsförsök per e-postadress och spärrar inloggning tillfälligt (15 minuter) efter upprepade fel, och vi begränsar hur många länkar som kan begäras per adress och per IP-adress och timme. Dessa räknare rensas löpande och sparas inte längre än vad avsnitt 8 anger för säkerhetsloggar.

3.3 BankID och annan e-legitimation — när funktionen aktiveras

BankID är inte en aktiv BOKNORD-funktion enbart därför att den beskrivs här. När funktionen blir tillgänglig och du använder den kan BOKNORD och vald förmedlare behandla:

namn, personnummer eller motsvarande säker identifierare,
utfärdare, autentiserings- eller signeringsmetod,
tid, transaktions- och händelse-ID, resultat och teknisk diagnostik, och
vilket innehåll, företag och vilken åtgärd en underskrift avser.

Personnummer behandlas endast när det är klart motiverat av säker identifiering, åtgärdens betydelse eller annat beaktansvärt skäl. Inloggning och underskrift är separata händelser. Vi lagrar inte biometriska mallar från BankID.

Den rättsliga grunden är normalt fullgörande av användarkontoavtalet och vårt berättigade intresse av säker identitet och avtalsbevis. När en underskrift krävs för Kundens myndighets- eller bokföringsåtgärd kan BOKNORD i stället behandla uppgifterna som Kundens biträde.

3.4 Bolagsverket, Skatteverket och andra externa källor — när en koppling aktiveras

När du på Kundens vägnar aktiverar en koppling kan vi ta emot och, efter din uttryckliga åtgärd, lämna uppgifter till den berörda tjänsten. Det kan omfatta:

bolags-, företrädar-, firmatecknings- och registeruppgifter med källa och hämtningstid,
ombuds-, fullmakts-, behörighets- och scopestatus,
skatte- och skattekontouppgifter, momsperioder, utkast, inlämnat innehåll och kvittenser, och
identitet, företag, autentiseringshändelse och tekniska transaktionsuppgifter.

Behandling som utförs för Kundens bokföring eller myndighetskontakt sker normalt på Kundens instruktion. BOKNORD behandlar säkerhets-, åtkomst- och avtalsbevis för egna ändamål när det är nödvändigt. Myndigheten är själv personuppgiftsansvarig för sin behandling.

3.5 Automatiserade beslut

BOKNORD använder inte AI för att på egen hand fatta beslut om en fysisk person som har rättslig eller liknande betydande effekt. Private AI lämnar förslag eller förbereder arbetsmaterial. När Kunden uttryckligen har aktiverat en Delegeringsprofil enligt Användarvillkoren kan Agentic bokföra avgränsade rutinmässiga affärshändelser för Kunden. Sådan intern bokföring för en juridisk person är inte enbart därför ett beslut med sådan effekt för en fysisk person.

Om ett framtida ändamål skulle innebära ett sådant automatiserat beslut gör vi en ny rättslig bedömning och lämnar den information som krävs innan behandlingen börjar. När mänsklig kontroll används för att undvika ett helt automatiserat beslut ska kontrollen vara verklig och får inte vara en ren formell bekräftelse.

3.6 Uppgifter som behövs för Tjänsten

Konto-, autentiserings- och grundläggande kontaktuppgifter behövs för att skapa och skydda ett personligt konto. Kund-, behörighets-, order- och betalningsuppgifter behövs i den utsträckning som krävs för att ingå och administrera kundavtalet eller en beställd funktion. Om nödvändiga uppgifter inte lämnas kan vi inte skapa kontot, verifiera en åtgärd eller leverera den berörda funktionen.

Webbplatsanalys och direktmarknadsföring är inte ett villkor för att använda Tjänsten. En frivillig koppling eller framtida funktion kan kräva särskilda uppgifter; vilka dessa är och följden av att inte lämna dem visas före aktivering.

4. Molntjänst, Lokal programvara, Private AI och Agentic

4.1 Datagränser

BOKNORD skiljer mellan molntjänsten, Kundens lokala miljö och en eventuell extern AI-inferenstjänst.

Flöde	Vad som kan behandlas	Normal plats och mottagare
Arbetsytan i molnet	Kunddata, dokument, bokföring, konfiguration, konto- och behörighetsdata	BOKNORDs molnmiljö; primär region Sverige
Moln till lokal arbetare	källdokument och minsta nödvändiga bokföringskontext för ett valt jobb	krypterad överföring till Kundens registrerade enhet
Lokal inferens	dokumenttext eller bild, kontext, modellindata och rått modellresultat	Kundens miljö; i standardkonfigurationen ingen extern AI-inferensleverantör
Lokal arbetare till Arbetsytan	strukturerat förslag, dispositionsstatus, modell-/versionsuppgift, spårbarhets- och begränsad användningsdata	BOKNORDs molnmiljö
Agentic inom Arbetsytan	instruktion, Delegeringsprofil, affärshändelse, underlag, valideringsresultat, modell-, policy- och profilversion, bokföringsutfall, avvikelse och rättelsehistorik	BOKNORDs molnmiljö och endast inom den aktuella Arbetsytans avtalade gräns
Lokala loggar	körstatus, fel, användning och, beroende på loggtyp, strukturerade dokument- eller bokföringsuppgifter	Kundens enhet och under Kundens lokala kontroll
Modell- och programhämtning	IP-adress, runtime-/versionsuppgift och begärd modell eller programversion	den distributions- eller modellregistertjänst som Kunden ansluter till
Vald fjärr-runtime	hela eller delar av inferensunderlaget och resultatet	endast efter separat aktivering och information om mottagare och plats
Extern AI-assistent (Agentic)	Användarens fråga, tidigare frågor och svar i samma samtal, en kort företagsidentitet (namn, organisationsnummer, momsperiod) samt resultatet av de läsverktyg assistenten anropar: företagsuppgifter, kontoplan, leverantörsregister, verifikationslistor och rapporter (moms, balans, resultat, huvudbok). Aldrig dokumentfiler, dokumenttext ur Inkorgen eller korrigeringar	endast efter att Arbetsytans ägare aktiverat funktionen; de externa inferensleverantörer som anges i underbiträdesregistret, för närvarande Anthropic, via BOKNORDs konto, se avsnitt 4.3 och 6

En lokalt hämtad arbetsfil kan raderas efter jobbet medan andra lokala loggar eller modellartefakter består. Kunden ansvarar för sin lokala lagring, backup och radering. Avinstallation raderar inte nödvändigtvis alla lokala data.

4.2 Ingen kundöverskridande träning

BOKNORD använder inte Kunddata, promptar, modellresultat eller mänskliga korrigeringar för generell eller kundöverskridande modellträning, finjustering, utvärdering eller benchmarking utan ett separat skriftligt arrangemang som tydligt anger data, ändamål, rättslig grund, roller och skyddsåtgärder.

När Arbetsytans ägare uttryckligen aktiverar kundspecifik förbättring får uppgifter behandlas endast inom den dokumenterade instruktionen och den avtalade datagränsen. BOKNORD sammanställer då ett Träningspaket ur det som redan finns i Arbetsytan — bokförda verifikationer i SIE-format, Kundens korrigeringar av AI-förslag och leverantörsregistret — men aldrig dokumentfiler, dokumenttext eller bilagor. Paketet lagras i BOKNORDs molnmiljö i Sverige under en avgränsad, åtkomstskyddad lagringsplats, används enbart för att träna en modell för just den Arbetsytan, och den modellen levereras med ett manifest som anger paketets kontrollsumma och aktiveringen. Statistik får användas bredare endast när den är faktiskt anonym och inte kan återföras till Kund eller fysisk person.

4.3 Extern AI-assistent

Den externa AI-assistenten är avstängd tills Arbetsytans ägare aktiverar den efter att ha tagit del av informationen om dataflödet. När den är aktiverad skickar BOKNORD, för egen räkning och under sitt avtal med leverantören, din fråga och de uppgifter assistenten läser ur Arbetsytan till en extern inferensleverantör som anges i underbiträdesregistret i avsnitt 6, för närvarande Anthropic. Leverantören behandlar uppgifterna som BOKNORDs underbiträde enligt sitt avtal med BOKNORD och den överföringsgrund som anges i registret. Inom den aktiverade funktionen får BOKNORD välja och byta mellan modeller och leverantörer som har införts i registret, bland annat som reserv vid driftstörning. Ett sådant val utökar inte vilka uppgifter som skickas, och ett nytt underbiträde meddelas i förväg enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. BOKNORD lagrar inte frågornas eller svarens innehåll på servern efter att svaret lämnats; vi lagrar antalet förbrukade tokens per Arbetsyta, modell och dag för kvot och kostnadskontroll. Varje svar märks med den modell som svarade och en hänvisning till modellmanifestet. Skriv inte personnummer, lösenord eller andra känsliga uppgifter i frågor till assistenten. Ägaren kan när som helst stänga av funktionen; därefter skickas inget.

4.4 Modellmanifest

BOKNORD tillhandahåller inloggade användare ett versionsbundet modellmanifest över alla AI-modeller som Tjänsten kan använda eller anropa: lokala modeller per hårdvarunivå med ursprung, variant, digest och licens, BOKNORDs egen grundmodell med dess träningsdata och kvalitetsmått, mönstret för kundspecifikt anpassade modeller, samt de externa modeller som assistenten kan använda med uppgift om vad som skickas och vilken aktivering som krävs. Manifestet länkas från varje AI-genererat svar i Tjänsten.

Modellmanifestet beskriver de modeller och dataflöden som används i kundfunktionerna. Modeller för BOKNORDs interna drift och support dokumenteras i ett separat internt register. Deras behandling av personuppgifter och externa mottagare beskrivs i avsnitt 4.6 och 6.

4.5 Mobilappen — när den lanseras

Detta avsnitt gäller när BOKNORD tillhandahåller Mobilappen.

När Mobilappen används kan BOKNORD behandla fotograferade och importerade underlag, originalfiler, bearbetade kopior, extraherad text och strukturerade uppgifter samt uppgifter om källa, tidpunkt och överföringsstatus. Importerade filer kan innehålla inbäddade metadata, exempelvis platsuppgifter som redan finns i filen.

Personuppgifter i Kunddata behandlas enligt Kundens dokumenterade instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1 till Användarvillkoren. Konto-, sessions- och säkerhetsuppgifter behandlas enligt avsnitt 3.1.

Underlag som väntar på överföring lagras skyddat på enheten och hålls åtskilda mellan konton och Arbetsytor. Appens privata lagring av Kunddata undantas från automatisk säkerhetskopiering av enheten. Detta påverkar inte kopior som du själv har i bildbiblioteket, i andra appar eller i egna säkerhetskopior. Lagringstider och hantering vid utloggning eller återkallad åtkomst anges i avsnitt 8 och i Mobilappens dokumentation.

När pushnotiser aktiveras behandlas en notifieringsidentifierare och begränsade leveransuppgifter av BOKNORD och den notifieringstjänst som anges i avsnitt 6. Pushnotiser innehåller generell information och en referens. Uppgifter ur Arbetsytan hämtas först efter autentisering och behörighetskontroll.

Kamera- och filåtkomst används för den funktion du väljer. Fotografering av underlag kräver inte åtkomst till mikrofon eller plats. Underlag och dokumenttext används inte för produktanalys och ingår inte i automatisk kraschrapportering.

Textigenkänning i Mobilappen sker på enheten med Google ML Kit, både när du är inloggad och när du använder appen utan konto. Igenkänningsmodellen ingår i appen och hämtas inte från Google. ML Kit skickar begränsad teknisk diagnostik till Google för felsökning och användningsanalys av ML Kit: enhetens tillverkare, modell och operativsystemversion, appens namn och version, en identifierare per installation, prestandamått och felkoder samt tekniska uppgifter om bilden, till exempel format, upplösning och storlek. BOKNORD använder inte flödet för att skicka fotograferade dokument, dokumenttext eller bokföringsinnehåll till Google. Uppgifterna och mottagaren anges även i avsnitt 6.

Lokal AI och extern AI är separata dataflöden. Före extern inferens lämnas information om mottagare, uppgifter och behandlingsplats, och funktionen används först efter föreskriven aktivering och det särskilda tillstånd som tillämplig lag eller appbutik kräver.

Borttagning av ditt personliga användarkonto kan begäras i Mobilappen, i Tjänsten, via den väg som anges på boknord.se/radera-konto eller via privacy@boknord.se. Borttagningen skiljer ditt personliga konto från Kundens bokföringsmaterial och andra Kunddata. Förloppet, det som tas bort och de begränsade uppgifter som kan finnas kvar anges i avsnitt 8.1.

4.6 AI-assisterad support och intern drift — när funktionen införs

Detta avsnitt gäller när BOKNORD har infört AI-assisterad support eller AI-assisterad analys av driftuppgifter. Behandlingen omfattar då även förberedande hantering där svarsförslag tas fram men inte skickas.

BOKNORD använder automatiserade system och AI för att sortera supportärenden, ta fram svarsförslag, lämna produktvägledning och analysera begränsade driftuppgifter.

Supportuppgifter. Behandlingen kan omfatta din fråga, språk, ärendekategori, relevanta tekniska uppgifter, svarsförslag och uppgifter om granskning. Kontaktuppgifter används för ärendehantering och svar men lämnas inte till modellen när de saknar betydelse för svarets innehåll.

Bilagor avskiljs före modellbearbetning. Inklistrat bokförings- eller dokumentinnehåll och andra uppgifter som inte får lämnas till modellen avskiljs eller medför att ärendet hanteras av en medarbetare. Interna supportagenter hämtar inte bokföring, dokument eller kundkorrigeringar ur Arbetsytan.

Driftuppgifter. Behandlingen kan omfatta tidpunkt, tjänste- och versionsuppgift, felkategori, incidentreferens, svarstid, kapacitet och begränsad användnings- och kostnadsinformation. Driftunderlag till interna agenter innehåller inte dokumenttext, meddelandeinnehåll, autentiseringsuppgifter eller fullständiga webbadresser med personliga identifierare.

Roll och rättslig grund. BOKNORD är personuppgiftsansvarig för behandling som sker för egna support-, säkerhets- och driftändamål. Den rättsliga grunden är berättigat intresse av att ge fungerande support och upprätthålla en säker tjänst, efter bedömning av nödvändighet och de registrerades intressen. När behandlingen är nödvändig för ett avtal med dig personligen kan fullgörande av det avtalet vara tillämpligt. Om BOKNORD hanterar personuppgifter i Kunddata enbart enligt Kundens instruktion sker detta i biträdesrollen enligt bilaga 1 till Användarvillkoren.

Mottagare och plats. Supportpostlådan hanteras genom Google Workspace. Begränsade supportutdrag kan skickas till en extern AI-leverantör för bearbetning. Interna arbetskopior kan behandlas på BOKNORDs åtkomstskyddade enheter. Slack används för begränsade ärendereferenser och status, inte för fullständig supporttext. Avtalsparter, behandlingsplatser och överföringsmekanismer anges i avsnitt 6 och 7. Lagringstider anges i avsnitt 8.

AI-assisterad support är ett separat dataflöde från Arbetsytans externa AI-assistent. Att den senare är avstängd för en Arbetsyta innebär inte att BOKNORDs interna supportverktyg är avstängda.

Granskning och rättigheter. Automatiserade supportbesked avgör inte betalningstvister, dataskyddsrättigheter eller andra frågor med rättslig eller liknande betydande effekt för dig. Automatiserade svar anges som automatiserade, och du kan begära att en medarbetare granskar ärendet genom att svara i ärendet. Rätten att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse framgår av avsnitt 12.

5. Varifrån uppgifterna kommer

Vi får uppgifter:

direkt från dig, Kunden och andra Auktoriserade användare,
från den inloggnings-, e-legitimations- eller betaltjänst du väljer,
från Kundens Arbetsyta och Lokal programvara,
från Bolagsverket, Skatteverket eller annan källa som Kunden aktiverar,
genom Tjänstens säkerhets-, support-, produktanvändnings- och händelseloggar, och
genom webbplatsanalys efter samtycke.

6. Mottagare, leverantörer och underbiträden

Vi lämnar bara uppgifter till mottagare som behövs för ändamålen, som följer av Kundens aktiva koppling eller som krävs enligt lag.

Mottagarlistan och underbiträdesregistret identifierar behandlande juridiska personer och anger deras funktion, berörda uppgiftskategorier, behandlingsplatser och tillämplig överföringsgrund. Flera tjänster från samma juridiska person får redovisas tillsammans, förutsatt att skillnader i behandling och plats framgår. Underbiträdesregistret är reserverat för behandling som sker för Kundens räkning; leverantörer som enbart behandlar uppgifter för BOKNORDs egna ändamål anges i mottagarlistan.

BOKNORDs primära molnregion är AWS Europa (Stockholm), eu-north-1. Inkommande e-post till Inkorgen tas emot genom Amazon SES i AWS Europa (Irland), eu-west-1, och överförs därefter till BOKNORDs lagring i Stockholm.

BOKNORD håller uppgifter om relevanta underbiträden längre ned i leverantörskedjan tillgängliga för Kunden, inklusive identitet och kontaktuppgifter. Nya eller ersatta underbiträden meddelas enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Mottagare/kategori	Funktion	Typisk roll och plats
Amazon Web Services EMEA SARL	svensk primär molnregion, lagring, databas, säkerhetskopiering, utgående e-post och mottagning av inkommande e-post till Inkorgen	underbiträde/biträde; EU (Sverige; inkommande e-post tas emot i Irland), med support och koncernåtkomst enligt AWS villkor
Google Ireland Limited och, beroende på tjänst, Google LLC	valfri Google-inloggning; Google Analytics på marknadsföringssidor efter samtycke; teknisk diagnostik från Google ML Kit; Firebase Cloud Messaging när användaren aktiverat pushnotiser	egen personuppgiftsansvarig och/eller BOKNORDs biträde beroende på tjänst; EU/USA enligt Googles tillämpliga villkor, dataskyddsvillkor och överföringsmekanism
Stripe Payments Europe, Limited och Stripe-koncernen	kassa, betalningsmetod, prenumeration, bedrägeriskydd och kvitto	biträde och/eller egen ansvarig beroende på behandling; EU och andra länder enligt Stripe-villkor
Anthropic Ireland, Limited (med Anthropic PBC, USA)	extern AI-assistent, endast när Arbetsytans ägare aktiverat den	underbiträde; USA och andra länder enligt Anthropics villkor, se registret nedan
Plus Five Five, Inc. (Resend)	leverans av meddelanden från det publika kontaktformuläret på boknord.se	BOKNORDs biträde; USA, med standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework enligt Resends personuppgiftsbiträdesavtal
Google (Google Workspace), Slack och extern AI-leverantör för AI-assisterad support, när funktionen införts enligt avsnitt 4.6	supportpostlåda, ärendereferenser och status samt AI-bearbetning av begränsade supportutdrag	BOKNORDs biträden; avtalsparter, behandlingsplatser och överföringsgrunder anges här före införandet
E-legitimationsförmedlare, när funktionen aktiveras	BankID- eller annan identifiering/underskrift	namnges före aktivering; normalt EU/Sverige
Bolagsverket, Skatteverket och andra aktiverade myndigheter	registerhämtning, behörighet, inlämning och kvittens	myndigheten är egen personuppgiftsansvarig; Sverige
Professionella rådgivare och myndigheter	revision, rättsliga anspråk eller lagkrav	endast vid behov och under sekretess eller lagstöd

Underbiträdesregister för Kunddata

Registret gäller BOKNORDs behandling som personuppgiftsbiträde enligt bilaga 1 till Användarvillkoren. Registerversion 2026-09-17. Ändringar meddelas enligt bilaga 1 avsnitt 6.

Underbiträde	Juridisk enhet och land	Funktion	Behandlingsplats	Överföringsgrund	Behandlar Kunddata
Amazon Web Services	Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg	drift av molnmiljön: virtuella servrar, objektlagring inklusive dokument och säkerhetskopior, databaser, hemlighetshantering, e-postutskick (SES), loggar	AWS-region Europa (Stockholm), eu-north-1, utan replikering till annan region; inkommande e-post till Inkorgen tas emot i AWS-region Europa (Irland), eu-west-1, och lagras därefter i Stockholm	ingen överföring utanför EU/EES för Kunddata i vila; AWS supportåtkomst regleras av AWS DPA med standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework för AWS, Inc.	alltid
Stripe	Stripe Payments Europe, Limited, Irland (med Stripe, Inc., USA, som underbiträde till Stripe)	kassa, betalningsmetoder, prenumerationer, kvitton	EU; Stripe, Inc. i USA för bedrägeriskydd och drift enligt Stripes DPA	Stripes DPA med standardavtalsklausuler; Stripe, Inc. är certifierat under EU–US Data Privacy Framework	nej — behandlar betalar- och prenumerationsuppgifter, för vilka Stripe i huvudsak är egen personuppgiftsansvarig eller biträde till BOKNORD som ansvarig
Anthropic	Anthropic Ireland, Limited, Irland (avtalspart för kunder inom EES), med Anthropic PBC, USA, som underbiträde	inferens för den externa AI-assistenten	lagring i USA; inferens kan ske även i andra länder enligt Anthropics villkor	Anthropics personuppgiftsbiträdesavtal med standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework (Anthropic PBC:s certifiering); kompletterande åtgärder: endast de uppgiftskategorier som anges i avsnitt 4.1, inga dokument, kvot per Arbetsyta	endast när Arbetsytans ägare aktiverat den externa AI-assistenten
Google	Google Ireland Limited, Irland	valfri Google-inloggning (OpenID Connect)	EU/USA enligt Googles villkor	Googles villkor och DPA; EU–US Data Privacy Framework för Google LLC	nej — behandlar kontouppgifter för inloggning, där Google är egen personuppgiftsansvarig för sin autentiseringstjänst

Den anpassade AI-modellen för en Arbetsyta tränas av BOKNORD på BOKNORDs egen utrustning i Sverige eller i molnmiljön ovan; inget ytterligare underbiträde anlitas för träningen. En modellutgivare vars modell körs i Kundens miljö blir inte underbiträde enbart därför att modellen används. Kunden får förhandsbesked om nytt eller ersatt underbiträde och invändningsrätt enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

7. Överföringar utanför EU/EES

BOKNORDs primära molnregion för Arbetsytans innehåll är Sverige. Vissa konto-, betalnings-, support-, analys- och leverantörsuppgifter kan behandlas utanför EU/EES. När Arbetsytans ägare aktiverat den externa AI-assistenten behandlas frågan och de uppgifter assistenten läser ur Arbetsytan utanför EU/EES av den externa inferensleverantören enligt registret i avsnitt 6, för närvarande Anthropic med lagring i USA; i standardinställningen sker ingen sådan överföring. Meddelanden från det publika kontaktformuläret levereras genom Resend i USA.

När GDPR kräver det använder vi ett beslut om adekvat skyddsnivå, Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller annan giltig mekanism samt kompletterande skyddsåtgärder efter riskbedömning. Mer information och kopia av tillämpliga skydd kan begäras från privacy@boknord.se, med undantag för uppgifter som måste skyddas av säkerhets- eller sekretesskäl.

8. Lagringstider

Vi lagrar inte personuppgifter längre än vad som behövs för ändamålet. Följande perioder är utgångspunkter; en uppgift kan behöva bevaras längre vid ett konkret rättsligt krav eller kortare när ändamålet upphör.

Kategori	Normal period eller kriterium
Aktivt konto, medlemskap och roll	medan kontot eller rollen används; ett personligt konto tas bort enligt avsnitt 8.1. Historiska medlemskaps-, behörighets- och revisionsuppgifter i en Kunds Arbetsyta är Kunddata och följer Kundens instruktion och tillämplig rätt.
Avtals-, order-, accept- och behörighetsbevis	under avtalet och så länge de skäligen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
Förmåns-, kupong- och prenumerationskoppling	under förmånens och berörda avtalens giltighet och därefter så länge uppgiften skäligen behövs för avtal, missbruksutredning eller rättsligt anspråk
BOKNORDs fakturor och eget bokföringsunderlag	under den tid som BOKNORD måste bevara sin egen räkenskapsinformation
Inloggnings- och vanliga säkerhetsloggar	normalt högst 12 månader; längre endast för en konkret incident, missbruksutredning eller ett rättsligt anspråk
Lösenordslänkar samt räknare för misslyckade inloggningar och begärda länkar	länkens hash till dess den använts eller gått ut (högst 60 minuter); räknare i det fönster de gäller (15 minuter respektive 1 timme) och rensas därefter löpande, dock senast enligt raden ovan
Aktiveringsbevis för extern AI-assistent och kundspecifik träning, tokenförbrukning per månad	som avtals-, order- och acceptbevis ovan; tokenräkning per dag och modell högst 24 månader
Träningspaket och kopior av en anpassad modell hos BOKNORD	medan förbättringen är aktiverad; efter avaktivering radering enligt Användarvillkorens avsnitt 11.4
Kunddata efter avslut eller byte	under övergångs- och hämtningsperioden; därefter radering eller anonymisering i aktiva system och gallring av säkerhetskopior enligt Användarvillkorens avsnitt 11.4. En årsarkivkopia bevaras efter avslutet endast under Kundens dokumenterade arkivinstruktion och raderas senast sju (7) år efter att den togs.
Supportärende	normalt 24 månader efter avslut, om längre tid inte krävs för avtal eller anspråk
Driftloggar för API och webbplats, när AI-assisterad drift införts	högst 90 dagar; innehållsbegränsade felloggar högst 365 dagar
Tillfälliga analyskopior och körhistorik för interna AI-agenter	raderas efter användning, normalt omedelbart och senast efter 7 dagar vid felsökningsbehov
Gransknings- och åtgärdsmetadata för AI-assisterad support	12 månader efter åtgärden
Identifierbara produktanvändningshändelser, exempelvis visad eller öppnad funktion/nyhet och baslinje	raderas när medlemskapet eller Arbetsytan tas bort; annars högst 12 månader efter den senaste registrerade händelsen. Äldre detaljhändelser raderas eller anonymiseras
Utskicks- och leveranslogg för funktionsutskick och erbjudanden	högst 12 månader efter utskicket, om en uppgift inte behöver bevaras längre för klagomål, leveransspärr eller rättsligt anspråk
Kommunikationsval, samtyckesbevis, invändning och spärr mot utskick	medan valet används; bevis om lämnat eller återkallat val normalt högst 3 år efter sista användningen. En minimerad spärruppgift kan behållas så länge den behövs för att inte återuppta utskick i strid med din invändning
Väntande underlag och cache i Mobilappen	Underlag som väntar på överföring lagras krypterat i appens privata lagring på enheten. När BOKNORD har bekräftat att ett underlag har tagits emot tas appens lokala kopia bort. Väntande underlag ligger kvar över utloggning och kan bara återupptas av samma konto med fortsatt behörighet till Arbetsytan. Om behörigheten har upphört ligger de kvar avskilda tills samma konto loggar in igen och väljer Ta bort. Tillfälliga arbetskopior i appens privata cache tas bort efter användning eller vid en senare start av appen. Avinstallation eller rensning av appdata tar bort appens lokala kopior och nycklar, och de återställs inte från säkerhetskopior av enheten. Kopior i bildbibliotek, andra appar eller egna säkerhetskopior påverkas inte.
Skanningar utan konto i Mobilappen	lagras krypterat bara på enheten och skickas inte till BOKNORD. De ligger kvar även när du loggar in eller ut, tills du väljer Ta bort eller avinstallerar appen eller rensar appdata. En skanning lämnar appen bara när du själv delar den till en annan app; de tillfälliga delningskopiorna tas bort vid en senare start av appen.
Google Analytics-data	högst den period som visas i cookieinställningen, avsedd att vara högst 14 månader
Kunddata i aktiv eller läsbar Arbetsyta	enligt Kundens instruktion, Användarvillkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet; BOKNORDs lagringsperiod är inte Kundens bokföringsrättsliga arkiveringsbeslut
Data i Lokal programvara	tills Kunden raderar dem eller lokal produktfunktion gör det; lokal period styrs av Kundens miljö och dokumentationen
BankID-, underskrifts- och myndighetsbevis	period fastställs per funktion utifrån säkerhet, avtal, myndighetskrav och anspråk och visas före aktivering

BOKNORD sparar inte Kunddata för egen räkning därför att Kunden har en arkiveringsplikt. Kunden ansvarar för att ordna ett fullständigt bokföringsarkiv och för nödvändig fortsatt läsbarhet.

8.1 Borttagning av personligt användarkonto

Du kan begära borttagning i Mobilappen via Inställningar, i Tjänsten, via den väg som anges på boknord.se/radera-konto eller via privacy@boknord.se. Vi kontrollerar identiteten och registrerar begäran. Du kan återkalla begäran till dess att kontot har tagits bort. Om du inte äger någon Arbetsyta tar vi bort kontot tidigast sju (7) dagar och senast trettio (30) dagar efter den bekräftade begäran.

Om du äger en eller flera Arbetsytor tar vi emot begäran men kan inte ta bort kontot förrän de ägda Arbetsytorna har raderats eller hanterats genom en särskild överenskommelse. Vi kontaktar dig om detta och lämnar inom en månad besked om åtgärden, eventuellt hinder och, när dataskyddsförordningen tillåter det, en motiverad förlängning.

När kontot tas bort raderar vi i aktiva system den centrala användarposten, inloggningsuppgifter, registrerade mobilenheter och mobilsessioner, pushidentifierare, personliga notisinställningar, pushleveransloggar och dina produktanvändningsrader om visade eller öppnade funktioner. Kontot kan därefter inte användas för inloggning. En pågående webbsession upphör senast inom ett dygn. Uppgifterna finns inte kvar i normala återställningskopior senare än trettiofem (35) dagar efter borttagningen. Om en äldre kopia återställs genomför vi borttagningen på nytt innan Tjänsten öppnas för ordinarie användning.

Följande kan finnas kvar efter kontoborttagningen:

historiska medlemskaps-, behörighets-, accept- och revisionsuppgifter som ingår i en Kunds Arbetsyta och därför behandlas som Kunddata under Kundens ansvar; ett medlemskap som Kunden inte har tagit bort gäller om samma e-postadress registreras på nytt,
BOKNORDs egna fakturor, bokföringsunderlag och avtals- eller acceptbevis under de perioder som anges i tabellen ovan,
loggar och säkerhetsuppgifter under de perioder som anges i tabellen ovan, och längre endast för en konkret incident, missbruksutredning eller ett rättsligt anspråk, och
en raderingspost med begärans identitet, e-postadress, omfattning, tidpunkter och antal raderade poster i högst tre (3) år, för att visa att begäran verkställdes och för att kunna genomföra den på nytt efter en återställning. Därefter tas e-postadressen och övriga kontaktuppgifter bort, och kvar finns endast en pseudonymiserad markör som inte innehåller e-postadressen.

Kunddata raderas inte genom att ditt personliga konto tas bort. Om du vill utöva rättigheter beträffande personuppgifter i en Kunds Arbetsyta ska du normalt vända dig till Kunden; BOKNORD bistår Kunden enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

9. Säkerhet

Vi använder riskanpassade tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat:

logisk separation av Arbetsytor och miljöer,
autentisering, rollbaserad åtkomst och minsta privilegium,
krypterad kommunikation och skyddad lagring där det är tillämpligt,
säkerhets-, åtkomst- och händelseloggar,
säkerhetskopiering, återställnings- och kontinuitetsrutiner,
hantering av sårbarheter, beroenden och säkerhetsuppdateringar,
testning av centrala behörighets- och bokföringsgränser, och
profilbundna valideringar samt paus-, stopp-, delegerings- och mänskliga kontrollpunkter för AI- och agentflöden.

Ingen säkerhetsåtgärd eliminerar all risk. Vi publicerar verifierad och aktuell säkerhetsinformation på boknord.se/sakerhet.

10. Cookies och liknande tekniker

10.1 Nödvändiga funktioner

Vi använder nödvändig lagring för inloggning, sessionsskydd, CSRF-skydd, säkerhet, belastningsutjämning och för att minnas ditt cookieval. Exakta namn kan få ett säkerhetsprefix och ändras med autentiseringskomponenten.

Kategori	Exempel	Ändamål	Typisk tid
Nödvändig	Auth.js/NextAuth sessions- och säkerhetscookies	inloggning och sessionssäkerhet	session eller upp till 30 dagar
Nödvändig	`boknord_consent`	bevara och bevisa cookieval	upp till 12 månader
Lokal inställning	`boknord-theme` och andra `boknord`-nycklar i localStorage	minnas färgtema, visningsval och stängda meddelanden som användaren aktivt har valt	tills användaren raderar eller ändrar
Lokal funktion	`boknord.nytt.*` i localStorage	minnas vilka nyheter i Tjänsten som har visats eller öppnats i webbläsaren	tills användaren raderar webbläsarens data

Nödvändig lagring kräver inte samtycke när den är nödvändig för den tjänst du uttryckligen begärt. Personuppgifter som behandlas genom sådan lagring stöds normalt av kontoavtalet eller vårt berättigade säkerhetsintresse.

10.2 Google Analytics

På marknadsföringssidor använder BOKNORD Google Analytics 4 endast efter ditt frivilliga samtycke. Analysen kan använda _ga och _ga_* eller motsvarande identifierare för att mäta besök och hänvisningskällor. Cookien kan finnas i upp till 24 månader; händelsedata ska ha en kortare inställd lagringstid enligt avsnitt 8.

Analysens identifierare är pseudonyma, inte garanterat anonyma. Analys- eller marknadsföringskod ska inte laddas och sådan lagring ska inte ske innan samtycke. Inloggningssidor och den inloggade Arbetsytan ska inte använda marknadsföringsanalys.

10.3 Ditt val

Vid första besöket ska du kunna välja Acceptera valfria cookies, Endast nödvändiga eller göra ett detaljerat val med likvärdigt enkla åtgärder. Frivilliga kategorier är avstängda från början.

Du kan när som helst återkalla eller ändra valet genom Cookieinställningar i sidfoten. Återkallelse stoppar framtida valfri behandling men påverkar inte behandling som var laglig innan återkallelsen.

11. Personuppgiftsincidenter

När BOKNORD är personuppgiftsansvarig bedömer vi incidentens risk och anmäler till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar efter att ha fått vetskap, när GDPR kräver det. Berörda personer informeras när den höga risk som lagen anger föreligger.

När BOKNORD är personuppgiftsbiträde underrättar vi Kunden utan onödigt dröjsmål och bistår med tillgänglig information. Kunden beslutar som personuppgiftsansvarig om anmälan och information till registrerade.

12. Dina rättigheter

När BOKNORD är personuppgiftsansvarig kan du, beroende på omständigheterna, begära:

tillgång till dina personuppgifter,
rättelse,
radering,
begränsning,
dataportabilitet för uppgifter som omfattas av den rätten,
att invända mot behandling som bygger på berättigat intresse, och
att återkalla ett samtycke.

Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring. Rättigheterna kan begränsas av exempelvis rättslig skyldighet, andra personers rättigheter eller behovet av att försvara ett rättsligt anspråk.

Du kan stänga av personlig tjänstevägledning och ändra dina val för funktionsutskick och erbjudanden i Tjänstens kommunikationsinställningar. Varje marknadsföringsmejl innehåller dessutom en enkel och kostnadsfri avregistrering. En invändning mot direktmarknadsföring omfattar även den profilering som används för marknadsföringen och leder till att sådan behandling upphör.

Skicka en begäran om dataskyddsrättigheter till privacy@boknord.se. Borttagning av ditt personliga användarkonto kan du även begära i Mobilappen, i Tjänsten eller via den väg som anges på boknord.se/radera-konto enligt avsnitt 8.1. Vi kan behöva kontrollera din identitet. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Tiden kan förlängas med två månader i de fall dataskyddsförordningen tillåter; du informeras då inom den första månaden.

Om din begäran gäller personuppgifter i en Kunds Arbetsyta ska du normalt vända dig till Kunden. BOKNORD bistår Kunden enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

13. Klagomål

Du kan klaga hos den tillsynsmyndighet som gäller för dig. I Sverige är det:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
imy.se
imy@imy.se
08-657 61 00

Kontakta gärna privacy@boknord.se först så försöker vi reda ut frågan.

14. Ändringar

Vi uppdaterar denna policy när informationen om vår personuppgiftsbehandling ändras. Om en ny behandling kräver samtycke eller annan åtgärd börjar den inte innan kravet är uppfyllt.

En ny valfri funktion som BankID, Skatteverket, Agentic, Mobilappen, AI-assisterad support eller en extern AI-runtime behandlar inte dina uppgifter enbart därför att den nämns i policyn. Den särskilda behandlingen börjar först när funktionen har lanserats och aktiverats på behörigt sätt.